¿ Se recupera la inversión realizada en ERP?

Quién no se hace esta pregunta ante cualquier decisión de inversión?. Y más cuando se trata de un software, cuya asimilación requiere de cierta ‘cultura’ tecnológica. Sin embargo los expertos dicen que la inversión en ERP vale la pena y termina por sorprender a quienes lo implementen. Haga sus propios cálculos y saque conclusiones
La decisión de contratar un sistema ERP en las empresas suele generar una fuerte resistencia, el problema fundamental es que los dueños o directores de las empresas suelen ver la contratación como un Gasto, cuando en realidad es una Inversión.
Uno de los problemas es que a diferencia de una máquina o un nuevo edificio no se lo puede ver, tocar ni revender, además para muchas personas es un verdadero “Intangible”.
También se sabe que ha habido muchos fracasos en el mercado debidos esencialmente a dos causas: tratar de desarrollar el sistema “in house” o comprar sistemas inadecuados eligiéndolos por el precio, más que por la evaluación de sus prestaciones en relación con las necesidades de la empresa.
Muchas veces el criterio es “como no sabemos si va a funcionar, gastemos lo menos posible”, o “vamos a contratar a XX que es un gran programador, y lo vamos haciendo; inevitablemente estas decisiones pasan a ser la causa de una profecía autocumplida: el sistema no va a funcionar de acuerdo a las necesidades de la empresa.
La forma de no caer en estos errores es hacer una evaluación de cuales son los problemas importantes que se quiere solucionar, preseleccionar uno o varios sistemas que permita solucionarlos, y tratar de calcular en cuanto tiempo se puede recuperar la Inversión.
Los resultados pueden ser sorprendentes!
A continuación vamos a dar algunas pautas de la forma en que se puede encarar el Cálculo del retorno de la Inversión en un ERP, empezando con un breve análisis de 8 rubros muy importantes para obtener ahorros:
1. Reducción de stock
• Stocks adecuados por la realización de planificaciones con cálculo de necesidad real y control de Punto de Pedido.
• Planificación de los cambios para evitar la acumulación de materiales fuera de uso.
• Posibilidad de reducir emergencias de producción por el uso de sustitutos.
• Se pueden recuperar materiales fuera de uso como sustitutos.
• No se compra “demás por las dudas”, para cubrir responsabilidades, se compra lo necesario.
• Se controla el stock de material auxiliar y el pañol de herramientas.
2. Reducción del precio de compras
• Compras dispone de más tiempo para seleccionar mejores proveedores
• Posibilidad de cotizar a más proveedores.
• Se eliminan las compras de emergencia a cualquier precio.
• Se dispone de historial completo para elegir a quien comprar con los mejores precios.
3. Incremento de las Ventas.
• Más ventas por incremento de producción por mejora de la productividad.
• Mejor cumplimiento de fechas de entrega.
• Mejor estimación de presupuesto de producción por simulación con la Planificación.
• Mejor aseguramiento de la Calidad.
4. Reducción del costo de producción
• Incremento de la eficiencia de producción
• Se trabaja con formulas o listas correctas
• Reducción de faltantes y emergencias en las líneas.
• Mejor planificación por múltiples períodos y por la realización de simulaciones.
• Se reduce el costo por utilización de los materiales mas convenientes del mercado mediante el uso de Formulas alternativas
5. Control de Fabricación en terceros
• Se controlan todos los ingresos y devoluciones por recepción contra las O/Compra.
• Se lleva automáticamente el control de stock de materiales de nuestra empresa en el proveedor evitándose la sustracción de materiales.
• Se evita la doble facturación por las devoluciones y reenvíos del proveedor.
6. Control y Planificación de las Importaciones.
• Se reduce los excesos de stock por mejor planificación en el tiempo.
• Se calculan exactamente los costos de cada importación, se controlan los pagos y los anticipos y todo el proceso administrativo se realiza con menos horas.
• Se integra totalmente con Compras y se controla el ingreso de los materiales
7. Control y Planificación de las Exportaciones.
• Se controlan todos los costos de cada exportación, los pagos y los anticipos.
• El sistema controla todo el proceso administrativo y lo hace con menos personal.
• Permite realizar el control de recuperación de IVA por importación temporaria
• Se integra totalmente con el módulo de Ventas
8. Cuentas a pagar.
• Se controlan totalmente las Facturas con las O/compra y los ingresos de materiales, teniendo en cuenta adelantos y anticipos y los débitos por rechazos.
• Se pueden planificar los pagos en el tiempo.
• Controla totalmente los pagos a terceros (fazoniers)
• Es imposible trampear el sistema para sacar alguna ventaja personal.
• Si se pagan muchas facturas puede reducir drásticamente la cantidad de personal.
9. Uso integrado del Sistema
• Ahorros derivados del uso integrado del Sistema, controles financieros, presupuestarios, cálculo de costos y desviaciones, control de créditos, reducción de personal etc.

Simulación del cálculo del retorno de la Inversión.

Vamos a desarrollar un ejemplo de cálculo a partir de los conceptos desarrollados para una Empresa imaginaria con la siguiente composición de Costos:

DATOS DE LA EMPRESA AAA
Facturado mensual antes de impuestos 100% $ 1.000.000
Valor de compra +Importación 30% $ 300.000
Sueldos 20% $ 200.000
Gastos generales 30% $ 300.000
Ganancia 20% $ 200.000

OTROS DATOS
Valor de la importación $ 80.000
Stock inmovilizado $ 850.000
Reducción de Stock $ 400.000
Costo de Producción (Mat.+ M/O= 220.000+100.000) $ 320.000
Fabricación en terceros, con costo de material $ 60.000
Facturado Anual $12.000.000
Costo estimado del Software Implementado (3% del facturado anual) $360.000

MEJORAS OBTENIDAS
% Ahorro Mensual
1-Reducción de stock, interés mensual 1,6% de $400.000 $ 6.400
2-Reducción del precio de Compras 3% de $300.000 $ 9.000
3-Incremento de las Ventas 4% de $200.000 8.000
4-Reducción de Costo de Producción 3% de $320.000 9.600
5-Control de fabricación en terceros 8% de $ 60.000 4.800
6-Reducción de costo de Importación 2% de $ 80.000 1.600
7-Reducción de costo de Exportación 1% de $120.000 1.200
8-Reducción de costo de C/Pagar 0.5% de $300.000 1.500
9-Uso integrado del sistema 0.5% de $800.000 4.000

Reducción De Costo Mensual 4,61% $ 46.100
Anual $ 553.200
Amortización 7,8 meses

CONCLUSIONES:
El ejemplo está desarrollado desde datos estimados en base a la experiencia de las implementaciones realizadas.
Resulta totalmente razonable considerar que se obtendrá un 4,6% de reducción de costo mediante de la implementación de un ERP
Si consideramos que un costo razonable del ERP con implementación, podría ser un 3% del facturado anual, o sea $360.000 vemos que resulta muy factible amortizar el costo del sistema en menos de un año, en el ejemplo en 8 meses.
Luego de la implementación del sistema el costo de mantenimiento y atención del sistema se puede estimar en un 20% anual del costo total inicial, o sea unos $72.000 frente a un ahorro neto de unos $480.000 anuales.
Pero además hay una mejora intangible derivada de trabajar en una empresa más organizada, con menos emergencias, en la que todo el mundo dispone de la información que necesita en tiempo real, lo que permitirá tomar siempre las mejores decisiones.
También podríamos decir que el costo de implementación de un sistema ERP se puede amortizar en menos de un año y que a continuación se puede obtener un ahorro comparable o superior al costo del sistema.
Usted puede simular, utilizando este sencillo ejemplo, cuales podrían ser los ahorros que obtendría en su empresa, adaptando los datos reales y las estimaciones de los ahorros, y evaluar la conveniencia de implementar un ERP , que se adapte a sus necesidades y se autofinancie.